São 14h de uma segunda-feira. O operador recebe a tarefa de armazenar um pallet e o sistema indica o endereço A-03-02. Ele chega lá e encontra outro produto ocupando o espaço. Não é novidade. Ele conhece o armazém de cor, então guarda o pallet em um corredor próximo que costuma ter espaço. Sem registro. Sem atualização. O produto está guardado. O endereço, no sistema, continua vazio.
Três dias depois, a separação de um pedido urgente trava porque o sistema não encontra o item. Ele está no armazém. Ninguém sabe onde.
Esse cenário tem um ponto de origem claro: o cadastro de endereços está desatualizado. E os impactos que ele gera não ficam restritos a um endereço errado eles se propagam por toda a operação.
Por que o cadastro de endereços é a fundação de tudo
Dentro de um WMS, cada posição física do armazém precisa existir no sistema com suas características: corredor, módulo, nível, posição, capacidade, tipo de armazenagem, setor e restrições. Sem esse mapa preciso e atualizado, o sistema não consegue sugerir onde guardar, não consegue roteirizar a separação e não consegue confirmar onde o produto está.
O problema é que esse cadastro é configurado na implantação e raramente revisado. O armazém físico muda setores são reorganizados, posições viram área de avariado, novos racks são instalados, uma rua é bloqueada. O sistema não sabe de nada disso. O mapa e o território deixam de ser a mesma coisa.
Impacto 1: Endereçamento automático que não funciona
O endereçamento automático é uma das funcionalidades mais valiosas de um WMS: o produto entra, é conferido e o sistema indica exatamente onde deve ser guardado, respeitando capacidade, setor e critério de armazenagem. Quando o cadastro está errado, esse processo quebra na prática.
O sistema sugere um endereço que fisicamente está ocupado por outro produto ou que nem existe mais. O operador improvisa. Guarda onde acha que cabe. E cada improviso é uma movimentação sem registro. A partir daí, o sistema perde o rastro.
Impacto 2: Inventário que mente antes de começar
Um inventário rotativo só tem valor se os endereços contados estão corretamente cadastrados. Quando o cadastro está desatualizado, a divergência não vem de erro operacional ela está embutida na estrutura antes mesmo de a contagem começar.
O sistema aponta saldo em um endereço; fisicamente, aquele endereço está vazio ou contém outro produto. A equipe conta, encontra divergência, investiga, não descobre a causa e lança ajuste. No próximo inventário, o mesmo problema se repete. A acurácia de estoque nunca fecha de verdade porque a base está comprometida.
Impacto 3: Rota de picking que gera retrabalho
Um WMS roteiriza o picking com base na estrutura de endereços: sequência de corredor, distância percorrida, agrupamento de pedidos. Se os endereços cadastrados não refletem o layout real do armazém, a rota sugerida manda o operador para corredores errados, em sequências que não fazem sentido físico.
O separador começa a ignorar o sistema e a separar pela memória o que anula qualquer ganho de produtividade que a ferramenta deveria entregar. A culpa cai sobre o sistema. O problema real está no cadastro.
Impacto 4: Rastreabilidade por setor inexistente
Sem uma estrutura de setores bem definida no cadastro área seca, câmara fria, quarentena, picking, reserva, avariados o sistema não consegue separar o que está onde. Produtos que exigem condições específicas de armazenagem ficam misturados com itens de armazenagem geral.
Dependendo do segmento alimentos, farmacêutico, insumos industriais isso tem implicações operacionais, fiscais e sanitárias. A rastreabilidade que um cliente ou um auditor vai exigir não existe porque o cadastro nunca foi estruturado para suportá-la.
Impacto 5: Dependência da memória das pessoas
Operações com cadastro desatualizado constroem uma memória coletiva informal: os operadores mais antigos sabem onde cada coisa está de verdade, conhecem os endereços “reais” versus os endereços “do sistema”. Essa memória sustenta a operação até o dia em que essas pessoas saem.
No setor logístico, com os índices de turnover que existem no Brasil, esse dia chega mais cedo do que o esperado. A operação que depende do conhecimento tácito das pessoas, e não da estrutura do sistema, está sempre a uma demissão de distância de um problema sério.
Como identificar se esse problema está na sua operação
Os sinais são diretos. O operador frequentemente encontra o endereço sugerido pelo sistema ocupado por outro produto. O inventário fecha com divergências que ninguém consegue explicar por movimento. Separadores desviam da rota indicada porque sabem que o mapa do sistema não bate com o que está no chão. Novos colaboradores demoram semanas para se localizar porque o sistema não reflete a realidade física.
Se mais de um desses cenários é familiar, o problema não está no ERP nem no operador. Está no cadastro.
O ponto de partida antes de qualquer ganho operacional
Nenhuma funcionalidade avançada de WMS entrega resultado sobre um cadastro de endereços inconsistente. Endereçamento automático, abastecimento preventivo, roteirização de picking, inventário rotativo — tudo depende de uma estrutura que reflita com precisão o que existe fisicamente no armazém.
Antes de pensar em qualquer ganho com tecnologia, vale responder uma pergunta objetiva: o cadastro de endereços do sistema corresponde exatamente ao layout atual do armazém? Se a resposta não for um sim imediato e sem ressalvas, esse é o ponto de partida.
O KS-WMS da Kaizen Solutions foi desenvolvido com essa premissa. A estrutura de cadastros endereços, setores, boxes e parceiros é a base sobre a qual todas as funcionalidades operacionais funcionam. Revisar e estruturar esse cadastro não é um projeto de TI. É uma decisão de gestão.
Sobre a Kaizen Solutions: Somos especialistas em transformar operações logísticas através de tecnologia e processos.
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